The ability to process customer orders over the telephone or mail-in form is a powerful option for generating business. This can be done at the moment in the Backoffice for telephone orders (TO) while you’re on the call with your customer, at your convenience for mail orders (MO) as they arrive, or as desired when sending a Payment by email linkLa capacidad de procesar pedidos de clientes por teléfono o por correo postal es una opción poderosa para generar negocios. Esto se puede hacer en el momento en el Backoffice para pedidos telefónicos (TO) mientras está en la llamada con su cliente, cuando le resulte conveniente para pedidos por correo (MO) a medida que llegan, o como desee al enviar un enlace de Pago por correo electrónico.
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Handling MOTO transactions is a feature that needs to be enabled by PayXpert before it can be used by you. Due to regulations, it can only be offered to merchants proving compliance to El manejo de transacciones MOTO es una función que PayXpert debe habilitar antes de que pueda usarla. Debido a las regulaciones, solo se puede ofrecer a los comerciantes que demuestren el cumplimiento de PCI DSS. |
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Virtual terminals are enabled per Originator. Using this feature, you can conduct an authorization transaction or a sale, directly. Processing a MOTO transaction is done in a few simple clicks. Sending the customer an email with a link to pay through can also be done.
Only credit card transactions are supported for Virtual terminal transactions, while bank transfers and Chinese payments are supported via Payment by link.
Process a live transaction
To process a transaction at the moment, with a live customer on the phone (or a mail-in form in front of you):
Click the Processing tab and select Virtual terminals (MOTO). A list appears, showing the Originators with this feature enabled:
Click the View 🔍 button in the Actions column to use the feature for the desired Originator. If live transactions are enabled, the following window appears:
Fill in the fields:
Transaction operation: Choose whether the current transaction will be an authorize or a sale
In the Transaction information fields, fill in this free-form information on your transaction and select the currency you are processing through this Originator
Fill in the Cardholder information fields with the information provided by your customer
If email receipts have been enabled for your virtual terminal, you may also see another field:
In said case, select the language you want the notification to be sent in.
Click Process.
In the window that appears, enter in the customer’s credit card details:
Click Submit.
Payments by email (“Pay by link”)
Perhaps you prefer to offer your call-in customers a link by which to pay, instead of finalizing the transaction yourself. This can be done once you collect their information on the phone, or passively, from the info they have sent in. You then have the choice to send the customer an email via our automated system, or to copy and paste the payment link and send it to your customer yourself.
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This option allows your customers to pay via alternative payment methods as well (WeChat Pay, Alipay, bank transfer). Note that these payment methods must (of course) be enabled for your account. |
To send a payment link via email to a customer (or to just create a payment link):
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Click the Processing tab and select Virtual terminals (MOTO).
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Click the View 🔍 button in the Actions column to use the feature for the desired Originator. If Payments by email is configured for said Originator, the following window will appear:
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Fill in the fields:
Transaction type: Choose the type of transaction this payment will be for. If you have the ability to receive bank transfers or Chinese payments, then these options will be visible. If not, then you will not see them. If enabled for your account, you may also see an option allowing multiple transaction types, allowing your shopper to pick the one he or she is most comfortable with, at the landing page.
Transaction operation: Choose whether the current transaction (if it is for a credit card) will be an authorize or a sale
In the Transaction information fields, fill in this free-form information on your transaction and select the currency you are processing through this Originator. 3D Secure may or may not be enabled for your Virtual terminal, and you may or may not be able to change this (it depends on how your Virtual terminal was configured)
In the Email fields, select the language you want the email to go out in, and use the slider to select a period of validity for the payment link
Fill in the Cardholder information fields with the information provided by your customer
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This button lets you copy and paste the payment link anywhere you want, like in a personal email or in a chat messenger, for example.
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So if you prefer not to send the payment link by email, you can use this feature to send it via chat instead.
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Depending on how your Virtual terminal is configured, your customer may or may not receive a second, confirmation email after completing the transaction through the link. |
Capture the transaction now OR send a link
Finally, your Virtual terminal can be configured to allow you to either go ahead with the credit card transaction, live, OR send a link to your customer. It is nice to be able to choose, because it therefore lets your customer choose, whether he or she wants to pay now, over the phone, or later through an email (or “Pay by”) link. This is the most comprehensive option for Virtual terminals.
To use this type of Virtual terminal:
Click the Processing tab and select Virtual terminals (MOTO).
Click the View 🔍 button in the Actions column to use the feature for the desired Originator. If both Payments by email/link and live transactions are configured for the Virtual terminal, the following window will appear:
Click the Classic mode button or the Payment by email mode button, as desired. The fields on the page change depending on which mode you choose:
Fill in the fields:
Transaction operation: Choose whether the current credit card transaction will be an authorize or a sale
In the Transaction information fields, fill in this free-form information on your transaction and select the currency you are processing through this Originator. For payments by email, 3D Secure may or may not be enabled for your Virtual terminal, and you may or may not be able to change this (it depends on how your Virtual terminal was configured)
If you want to send a payment link by email, then in the Email fields, select the language you want the email to go out in, and use the slider to select a period of validity for the payment link. If you decide to process the transaction on the fly, instead, then you can disregard these fields
Fill in the Cardholder information fields with the information provided by your customer
At this point:
If using Payment by email, click the Send payment link or Display payment link button, as desired, to send a payment link to your customer or display it so that you can copy and paste it somewhere yourself. (Note that the existence of both of these functionalities are configured beforehand)
If using Classic mode, click the Process button to continue. You will be asked to enter in the cardholder information in the window that appears. Click the Submit button to finish.
Subscriptions and your Virtual terminal
Within your Virtual terminal area of the Backoffice, which we will have configured for you, you may see a Subscription area. This powerful feature allows you to:
activate one of your subscription offers with the transaction you are preparing
or, allow your customer to pay part of the specified amount now and the rest in installments.
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You will only see this area if we have enabled Subscriptions for your account. |
Please note that subscriptions feature within the Virtual terminal is only possible with credit card transactions.
The Subscriptions area is available for both live transactions over the phone and payments by email/link. While preparing your transaction:
Tick the Subscription check box:
The area expands. Now choose an option:
With the first option, select one your Subscription offers:
In this case, your customer will be charged the amount you define in the Amount field, and the subscription is separate.
Or, with the second option, define the number of installments you customer will pay you in, plus how often:
In total, your customer will be charged the amount you define in the Amount field. However, the partial payments he or she will make (as well as their frequency) are confirmed by the on-screen message.
When opening the link (if Payment by email mode is used), your customer will be able to read the conditions of the payment:
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Los terminales virtuales se habilitan por Iniciador. Con esta función, puede realizar una transacción de autorización o una venta directamente. El procesamiento de una transacción MOTO se realiza con unos pocos clics simples. También se puede enviar al cliente un correo electrónico con un enlace para pagar.
Solo se admiten transacciones con tarjeta de crédito para transacciones de terminal virtual, mientras que las transferencias bancarias y los pagos chinos se admiten a través de Pago por enlace.
Procesar una transacción en vivo
Para procesar una transacción en el momento, con un cliente en vivo en el teléfono (o un formulario enviado por correo frente a usted):
Haga clic en la pestaña Procesando y seleccione Terminales Virtual (MOTO). Aparecerá una lista que muestra los Iniciadores que tienen esta función habilitada::
Haga clic en el botón Ver 🔍 en la columna Acciones para usar la función para el Originador deseado. Si las transacciones en vivo están habilitadas, aparecerá la siguiente ventana:
Complete los campos:
Operación de transacción: Elija si la transacción actual será una autorización o una venta
En los campos de información de la transacción, complete esta información de formato libre sobre su transacción y seleccione la moneda que está procesando a través de este Iniciador
Complete los campos de información del titular de la tarjeta con la información proporcionada por su cliente
Si se han habilitado los recibos por correo electrónico para su terminal virtual, también puede ver otro campo:
En dicho caso, seleccione el idioma en el que desea que se envíe la notificación.
Haga clic en Procesar.
En la ventana que aparece, ingrese los detalles de la tarjeta de crédito del cliente:
Haga clic en Enviar.
Pagos por correo electrónico (“Pagar por enlace”)
Quizás prefiera ofrecer a sus clientes que llaman un enlace para pagar, en lugar de finalizar la transacción usted mismo. Esto se puede hacer una vez que recopile su información en el teléfono, o de forma pasiva, a partir de la información que haya enviado. Luego, tiene la opción de enviarle un correo electrónico al cliente a través de nuestro sistema automatizado o copiar y pegar el enlace de pago y enviárselo usted mismo a su cliente.
| Tip |
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Esta opción también permite que sus clientes paguen a través de métodos de pago alternativos (WeChat Pay, Alipay, transferencia bancaria). Tenga en cuenta que estos métodos de pago deben estar habilitados (por supuesto) para su cuenta. |
Para enviar un enlace de pago por correo electrónico a un cliente (o simplemente crear un enlace de pago):
Haga clic en la pestaña Procesando y seleccione Terminal Virtual (MOTO).
Haga clic en el botón Ver 🔍 en la columna Acciones para usar la función para el Iniciador deseado. Si los Pagos por correo electrónico están configurados para dicho Iniciador, aparecerá la siguiente ventana:
Complete los campos:
Tipo de transacción: Elija el tipo de transacción para el cual será este pago. Si tiene la capacidad de recibir transferencias bancarias o pagos chinos, estas opciones estarán visibles. Si no, no las verá. Si está habilitado para su cuenta, también puede ver una opción que permite múltiples tipos de transacciones, lo que permite que su comprador elija el que le resulte más cómodo en la página de inicio.
Operación de transacción: Elija si la transacción actual (si es para una tarjeta de crédito) será una autorización o una venta
En los campos de información de la transacción, complete esta información de formato libre sobre su transacción y seleccione la moneda que está procesando a través de este Iniciador. 3D Secure puede estar habilitado o no para su terminal virtual, y es posible que pueda o no cambiar esto (depende de cómo se haya configurado su terminal virtual)
En los campos de Email, seleccione el idioma en el que desea que se envíe el correo electrónico y use el control deslizante para seleccionar un período de validez para el enlace de pago
Complete los campos de información del titular de la tarjeta con la información proporcionada por su cliente
Haga clic en el botón Send payment link para enviar un enlace de pago a su cliente. Él o ella debe completar la transacción dentro del período de validez que seleccionó.
O, si está configurado, también verá un botón llamado “Mostrar enlace de pago”:
Este botón le permite copiar y pegar el enlace de pago en cualquier lugar que desee, como en un correo electrónico personal o en un chat de mensajería, por ejemplo.
Por lo tanto, si prefiere no enviar el enlace de pago por correo electrónico, puede usar esta función para enviarlo por chat.
| Info |
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Dependiendo de cómo esté configurado su terminal virtual, su cliente puede o no recibir un segundo correo electrónico de confirmación después de completar la transacción a través del enlace. |
Capture la transacción ahora O envíe un enlace
Finalmente, su terminal virtual puede configurarse para permitirle continuar con la transacción de tarjeta de crédito, en vivo, O enviar un enlace a su cliente. Es bueno poder elegir, porque así le permite a su cliente elegir si desea pagar ahora, por teléfono o más tarde a través de un correo electrónico (o enlace "Pagar por"). Esta es la opción más completa para terminales virtuales.
Para usar este tipo de terminal virtual:
Haga clic en la pestaña Procesando y seleccione Terminal Virtual (MOTO).
Haga clic en el botón Ver 🔍 en la columna Acciones para usar la función para el Originador deseado. Si tanto los Pagos por correo electrónico/enlace como las transacciones en vivo están configurados para el terminal virtual, aparecerá la siguiente ventana:
Haga clic en el botón Modo clásico o en el botón Modo de pago por correo, según lo desee. Los campos de la página cambian según el modo que elija:
Complete los campos::
Operación de transacción: Elija si la transacción actual con tarjeta de crédito será una autorización o una venta
En los campos de información de la transacción, complete esta información de formato libre sobre su transacción y seleccione la moneda que está procesando a través de este Originador. Para los pagos por correo electrónico, 3D Secure puede estar habilitado o no para su terminal virtual, y puede o no poder cambiar esto (depende de cómo se haya configurado su terminal virtual)
Si desea enviar un enlace de pago por correo electrónico, en los campos de Correo electrónico, seleccione el idioma en el que desea que se envíe el correo electrónico y use el control deslizante para seleccionar un período de validez para el enlace de pago. Si decide procesar la transacción sobre la marcha, puede ignorar estos campos
Complete los campos de información del titular de la tarjeta con la información proporcionada por su cliente
En este momento:
Si utiliza el pago por correo electrónico, haga clic en el botón Send payment link o Display payment link, según lo desee, para enviar un enlace de pago a su cliente o mostrarlo para que pueda copiarlo y pegarlo en algún lugar usted mismo. (Tenga en cuenta que la existencia de ambas funcionalidades se configura de antemano)
Si utiliza el modo Clásico, haga clic en el botón Procesar para continuar. Se le solicitará que ingrese la información del titular de la tarjeta en la ventana que aparece. Haga clic en el botón Enviar para finalizar.
Suscripciones y su Terminal virtual
Dentro del área de su terminal virtual del Backoffice, que habremos configurado para usted, puede ver un área de Suscripciones. Esta poderosa característica le permite:
activar una de sus ofertas de suscripción con la transacción que está preparando
o permitir que su cliente pague parte del importe especificado ahora y el resto en cuotas.
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Solo verá esta área si hemos habilitado las Suscripciones para su cuenta. |
Tenga en cuenta que la función de suscripciones dentro de la terminal virtual solo es posible con transacciones con tarjeta de crédito.
El área de Suscripciones está disponible tanto para transacciones en vivo por teléfono como para pagos por correo electrónico o enlace. Mientras prepara su transacción:
Marque la casilla de verificación Suscripción::
El área se expande. Ahora elija una opción:
Con la primera opción, seleccione una de las ofertas de su suscripción:
En este caso, se le cobrará a su cliente el monto que defina en el campo Monto y la suscripción es independiente.
O, con la segunda opción, defina la cantidad de cuotas en las que su cliente le pagará, además de la frecuencia:
En total, se le cobrará a su cliente el monto que defina en el campo Monto. Sin embargo, los pagos parciales que realizará (así como su frecuencia) se confirman mediante el mensaje en pantalla.
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Al abrir el enlace (si se utiliza la modalidad de Pago por correo electrónico), tu cliente podrá leer las condiciones del pago:
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